工商時報【楊珮玲】
隨著科技與生活型式的多元化，許多企業引進減少時間和地點限制的「彈性工作制」（flexwork），其中「遠距工作」（remote work╱telework）是制度核心之一，逐漸成為全球企業制度中的一環，許多管理課題也逐漸浮現。
近2年，美國的雅虎（YAHOO）、BESTBUY正遠離遠距工作模式，希望員工儘量到公司上班，在美國企管界引起許多話題。反觀日本，政府全力推動遠距工作，這2年相關機構的諮商案件也倍增。
遠距工作要如何做，才能發揮最大效用？所有的企業或職位都適合嗎？實施時，從使用的員工、管理階層到企業整體，該著眼何處才能達到三贏局面？
美國從1970年代開始引進彈性工作模式，是推行最積極的國家之一。根據美國人力資源管理協會（SHRM）今年發布的最新調查，在受訪的會員企業中，有半數都引進彈性工作制。不過制度雖有，同調查也顯示真正讓員工使用的企業只有三分之一。員工本身也有抵抗感，因為害怕使用類似制度後會影響升遷和工作機會。
日本過去在遠距工作上較不積極，但隨著人口結構老化，以多樣化的工作方式確保人才成為企業的頭號課題。根據日本政府的調查，除了自營業，目前在日本約只有百分之四的勞工使用遠距觀光英語單字工作模式。日本政府希望在2020年時將此比例提高到十分之一。
採用遠距工作能大幅節省通勤時間，避免激烈天候影響工作，在周圍干擾減少下，工作效率也高，公司方面也能節省辦公室空間，員工只要能在指定時間內完成工作內容和維持工作品質，對雙方都有優點。
但缺點是許多員工有孤立感，常覺得自己的努力沒被重視或看到，管理階層也常抱怨無法確實了解員工工作情形和整體努力，在打考績時，難以找到客觀評估方式。
事實上，企業實施遠距工作制前，一定要經過充分考慮和獲得管理階層的共識。先決定哪些職務內容和哪些職位適合做遠距。
例如，常與出國必備物品清單範本管理階層開會或討論的職位可能不適合，新人剛進公司，對公司整體的歸屬感和人脈都認識不夠，應等到經過相當時間後再考慮是否實施。如確定可使用，申請的手續也可儘量簡化。
實施時，也要充分考慮公平性，如果某些人被充分做遠距、有些人卻不行，常會影響士氣。不管是年資、表現和自主自立工作能力等都要列入考量英文等級對照表。設計一套客觀的績效評核標準，明列哪些是可以用於遠距工作評估的方式。
主管也要定期和員工溝通，確保平時和緊急時的聯絡方式，在上班時間內確保溝通順暢。資訊共有也極為重要。特別有緊急宣布或企業政策改變時，一定要立即通知遠距員工，也要讓遠距員工定期回公司開會或見面。平時定期會議時，用視訊方式是必要的。
員工則要保持「經常報告、有事就聯絡、有問題要諮詢」的原則，一方面是實務需求，一方面讓自己保持一定的能見度。家裡也要清出好的工作環境，在穿著上儘量如在工作一般，避免切割工作和平時。
如何化「看不到的不安感」為「看得到的安全感」，透過企業、主管和員工的共同努力，遠距工作可以成為新科技時代的工作助力而不是阻力。
（本文作者為專欄作家，曾任美日國際金融機構專事行銷與國際事業企畫。長期旅日，現居美國）
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